گفتارهای تعاونی

چهارده گام لازم برای تشکیل اصولی و قانونی مجامع عمومی دو مرحله ای ( مراحل اول و دوم) شرکتها واتحادیه های تعاونی مشمول بشرح ذیل می باشد :    

گام یکم – شناسائی شرکتها واتحادیه های تعاونی مشمول

در اجرای تبصره 2 الحاقی ماده 33 قانون بخش تعاونی اقتصاد جمهوری اسلامی ایران مصوب سال 1387، برگزاری مجامع عمومی شرکتهای تعاونی فرا استانی [باهرتعدادعضو که حوزه پذیرش عضو آنها بیش از یک استان باشد.] و یا شرکتهای تعاونی که تعداد اعضاء آنها بیش از ( 500) پانصد عضو باشد، وهمچنین مجامع عمومی اتحادیه‌های تعاونی مرکزی یا سراسری ونیزاتحادیه‌های تعاونی دارای بیش از ( 500) پانصد عضو [مستند به قسمت اخیر ماده 46 قانون بخش تعاونی]  تابع مقررات «دستورالعمل نحوۀ تشکیل مجامع عمومی دو مرحله‌ای» موضوع تبصره (2) ماده (33) قانون بخش تعاونی و آئین نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی [موضوع تبصره 3 ماده 33 قانون بخش تعاونی] می باشند . و شرکتهای تعاونی مرزنشینان ، سهام عدالت ، فراکیر ملی ، سهامی عام و توسعه و عمران شهرستانی الزاماً مجامع عمومی عادی و فوق العاده را به صورت دومرحله ای برگزار می نمایند .  

گام دوم – شیوه تشکیل وبرگزاری  مجامع عمومی دو مرحله ای  

دراین گام ،آندسته از شرکتها و اتحادیه های تعاونی که الزاماًشیوه تشکیل و برگزاری مجامع عمومی را به صورت دو مرحله ای انتخاب نموده اند ، لازم است  تا در اساسنامه مورد عمل خود نسبت به تعیین نام حوزه ها و درج تعداد حوزه‌های انتخاب نمایندگان وتعداد نمایندگان هرحوزه ، و نحوه تقسیم اعضاء در هر حوزه ، که می‌تواند متناسب با نوع فعالیت، تعداد اعضاء در هر حوزه، پراکندگی جغرافیایی محل سکونت یا اشتغال اعضاء یا هر روش دیگر تعیین گردد.  ضمناً تعداد نمایندگان هر حوزه؛ بنحوی که مجموع نمایندگان در همه حوزه‌ها از 500 نماینده بیشتر نباشد و از 50 نماینده کمتر نباشد . و تعداد نمایندگان هر حوزه باید بر اساس نسبت معینی از اعضاء باشد [ نسبت تعداد نمایندگان به اعضاء ] و در صورت اعشار نیم و بیشتر، یک نماینده دیگر اختصاص می‌یابد .

در صورت درج نکات فوق در اساسنامه مورد عمل، شرکت یا اتحادیه تعاونی مکلف است ضمن تعیین حوزه انتخاب نماینده برای هر عضو، اسامی اعضاء [ مشخصات سجلی ] و شماره عضویت آنها را به تفکیک حوزه‌های مربوط در دفتر مخصوصی ثبت و مراتب را به نحو مضبوط به آنها ابلاغ کند. و تغییر حوزه عضو با موافقت عضو و تعاونی مشروط به رعایت شاخصه‌های ( متناسب با نوع فعالیت، تعداد اعضاء در هر حوزه، پراکندگی جغرافیایی محل سکونت یا اشتغال اعضاء ) منوط به ثبت تغییرات در دفتر بلا مانع است .

گام سوم – شیوه انتخاب نمایندگان اعضاء باتشکیل و برگزاری جلسات مجامع عمومی مرحله اول

در گام سوم  تعاونیهای مشمول  می توانند [در مرحله اول]، نماینده یا نمایندگان خود را برای حضور در مجمع عمومی و اعمال رأی، به یکی از روشهای انتخاب نمایندگان از طریق : برگزاری جلسات ، و یا انتخاب نمایندگان از طریق صندوق‌‌های رأی و حداکثر در طول 15 روز اقدام ‌نمایند .

دعوت جلسه انتخاب نمایندگان [مطابق ماده 7 آئین‌نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی]، بطریقی که در اساسنامه تعاونی برای دعوت مجامع عمومی قید شده صورت می‌گیرد.

گام چهارم – شیوه انتشار آگهی دعوت جلسات مجامع عمومی فوق العاده  و عادی ( مرحله اول )برای انتخاب نمایندگان اعضاء :

الف - شیوه انتشار آگهی دعوت جلسات مجامع عمومی فوق العاده  ( مرحله اول ) انتخاب نمایندگان اعضاء

آگهی های دعوت جلسات مجامع عمومی فوق العاده  و عادی مرحله اول برای انتخاب نمایندگان اعضاء بطریقی که در اساسنامه تعاونی برای دعوت مجامع عمومی قید شده صورت گرفته و  [طبق ماده 10 آئین‌نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی] باید مشتمل بر نکات ذیل باشد:

1 - نام تعاونی.2 - نوع مجمع عمومی اعم از عادی، عادی بطور فوق‌العاده، فوق‌العاده.3 - نوبت مجمع (مرحله اول ) .4 - موضوع دستورجلسه.5 - تاریخ وساعت برگزاری جلسات به تفکیک حوزه‌های انتخاب نمایندگان.6 - محل برگزاری ونشانی کامل جلسات آن. 7- مشخصات عمومی اعضایی که در هر حوزه باید حضور یابند.8- زمان و مکان بررسی وکالتنامه ها و صدور برگه حضور در جلسات مرحله اول .9- نحوه و مهلت ثبت نام در انتخابات هیأت مدیره و بازرسان [برای مجامع عمومی عادی مرحله دوم با دستورجلسه  انتخابات.

مقام دعوت کننده مکلف است نسخه‌ای از آگهی دعوت مجامع عمومی  مذکور را جهت اطلاع و امکان حضور نمایندگان ناظر،  به وزارت تعاون ،کارورفاه اجتماعی واتحادیه‌ای که تعاونی عضو آن است، ارسال نماید.

فاصله زمانی بین تاریخ دعوت تا تشکیل اولین جلسه انتخاب نمایندگان حداقل 10 و حداکثر 20 روز خواهد بود.

ب- شیوه انتشار آگهی دعوت جلسات مجامع عمومی عادی( مرحله اول ) انتخاب نمایندگان اعضاء از طریق صندوق‌های

انتخاب نماینده یا نمایندگان [در مرحله اول] می‌تواند با استقرار صندوق در حوزه‌های مربوطه صورت گیرد. بدین منظور مقام دعوت کننده با پیش بینی تمهیدات لازم، محل‌هایی را تعیین و طی آگهی دعوت به اطلاع اعضاء می‌رساند.

بازرس / بازرسان تعاونی یانماینده منتخب آنها برکلیه مراحل رأی گیری نظارت خواهدداشت.

تبصره - رعایت تبصره ماده 11 در مورد آگهی دعوت موضوع این ماده الزامی است.

ماده 16- داوطلبین نمایندگی که لزوماً ازاعضای تعاونی و مربوط به همان حوزه می‌باشند باید تا پنج روز قبل از رأی‌گیری باحضور در تعاونی یا محل‌هایی که[باتوجه به حوزه‌های انتخاب نمایندگان] ازقبل تعیین و طی آگهی دعوت به اطلاع اعضاء رسیده، برای حوزه مربوطه ثبت نام نمایند. تعداد داوطلبان به ترتیب مقرردرتبصره 2 ماده13 خواهد بود.

ماده 17- مقام دعوت کننده مکلف است تا روز قبل از رأی گیری موارد زیر را آماده و تحویل نماینده خود در هر حوزه انتخابیه نماید.

الف- برگه‌‌های رأی ممهور به مهر تعاونی به تعداد اعضاء هر حوزه. ب- صندوق رأی. ج- فرم‌های شمارش آراء ممهور به مهر تعاونی. د- اسامی اعضاء هر حوزه [مشتمل بر مشخصات سجلی و شماره عضویت].هـ- اسامی داوطلبین نمایندگی [مشتمل بر مشخصات سجلی و شماره عضویت].

گام پنجم – شیوه تشکیل جلسات مجامع عمومی ( مرحله اول ) برای انتخاب نمایندگان اعضاء:

در این گام ، شرکت یا اتحادیه تعاونی می توانند  با استفاده از یکی ازدو روش ِ الف - تشکیل جلسات برگزاری ب -استقرار صندوق رأی ، نسبت به انتخاب نمایندگان در هر حوزه اقدام نمایند . و تعاونی‌های موضوع این بخش مکلفند نسبت به صدور دفترچه رأی برای کلیه اعضاء خود اقدام و در زمان اخذ رأی، محل مورد نظردر دفترچه را با درج تاریخ، ممهور به مهر مخصوصی نمایند.  

 الف - شیوه تشکیل جلسات مجامع عمومی فوق العاده  ( مرحله اول ) انتخاب نمایندگان اعضاء ازطریق تشکیل جلسات برگزاری :

ماده 13- جلسات انتخاب نمایندگان، با حضور هر تعداد از اعضاء مجاز به حضور در جلسات یا نمایندگان تام‌الاختیار آنان که نباید ازتعداد اعضاء هیأت رئیسه کمتر باشد. رسمیت خواهد یافت. پس از افتتاح هرجلسه توسط نماینده مقام دعوت کننده و انتخاب هیأت رئیسه شامل : یک نفر رئیس، یک نفر منشی و دو نفر ناظر، نمایندگان به تعداد سهمیه آن حوزه از بین داوطلبینی که بایستی ازاعضای تعاونی ومربوط به همان حوزه باشند و از پنج روز قبل ثبت نام نموده یافی المجلس اعلام آمادگی می‌نمایند، با رأی کتبی و نصاب اکثریت نسبی انتخاب می‌شوند. دارندگان آراء بعدی [باهرتعدادرأی]، نمایندگان علی البدل محسوب می‌شوند وجانشینی آنها به ترتیب آراءکسب شده خواهد بود.. شایان ذکر است  تعداد داوطلبان نمایندگی هرحوزه، بایستی حداقل یک سوم بیشتر ازتعداد نمایندگان سهمیه مربوطه باشد.

ب- شیوه تشکیل جلسات مجامع عمومی فوق العاده  ( مرحله اول ) انتخاب نمایندگان اعضاء ازطریق از طریق صندوق‌های

در این روش اعضاء یا نمایندگان تام‌الاختیار آنها با در دست داشتن مدارک شناسایی معتبر و دفترچه مخصوص رأی به حوزه مربوطه مراجعه و پس از احراز هویت و تطبیق با لیست اسامی اعضاء و امضاء آن، رأی خو درا [باحق انتخاب به تعداد نمایندگان سهمیه حوزه مربوطه] در برگه‌های مربوطه اعمال می‌نمایند. در این شیوه مدت زمان رأی‌گیری حداقل 3 و حداکثر6 ساعت ودرصورت کثرت اعضاء تا3ساعت دیگر قابل تمدید خواهد بود،

پس از پایان زمان رأی گیری طبق لیست مربوطه ، صندوق رأی توسط نماینده مقام دعوت کننده حسب مورد تحت نظارت بازرس تعاونی [یا نماینده وی] یا وزارت تعاون [یا نماینده آن] یا هر دو بازگشایی و برگه‌های رأی شمارش می شود . در این مرحله دارندگان آراء بیشتر [به تعداد نمایندگان سهمیه حوزه مربوطه]، نماینده اصلی وبقیه داوطلبان باهرتعداد رأی، نمایندگان علی البدل محسوب می‌شوند و جانشینی آنها به ترتیب تعداد آراء کسب شده خواهدبود.و سپس آراء شمارش شده  مهر و موم خواهد شد. نتیجه رأی گیری باید ظرف یک ساعت پس از مشخص شدن با ارسال نمابر به اداره کل تعاون و مقام دعوت کننده اطلاع داده شود؛ سپس در فرم‌های شمارش آراء ثبت و صورتجلسه‌ای دائر بر جریان رأی‌گیری و نتیجه مربوطه [با ذکر مشخصات سجلی داوطلبین وتعداد آراء مربوطه] تنظیم و با امضای نماینده مقام دعوت کننده و نماینده بازرس و نماینده وزارت یا اداره کل تسلیم مقام دعوت کننده گردد.

گام ششم – شیوه تکمیل کسری نمایندگان اصلی و علی‌البدل اعضاء تعاونی :

در گام ششم مقام دعوت کننده مکلف است همانند گام پنجم  ، تا 10 روز قبل از تشکیل مجمع عمومی( مرحله دوم) با انتشار آگهی دعوت مجمع عمومی فوق العاده یا عادی مجدد مرحله اول ،  فقط برای حوزه‌هایی که تعداد نمایندگان اصلی و علی‌البدل اعضاء آنها تعیین نشده یا کافی نباشد به تعداد مورد نیاز در همان حوزه، به روش مربوطه [برگزاری جلسه یا استقرار صندوق رأی] نسبت به تکمیل کسری نمایندگان اصلی و علی‌البدل اعضاء تعاونی اقدام نماید . ضمناً برای تجدید انتخابات در حوزه‌های مذکور، حداقل فاصله زمانی بین تاریخ انتشار آگهی دعوت تاجلسه  برگزاری انتخابات 5 روز خواهد بود.

گام هفتم – شیوه انتشار آگهی دعوت جلسات مجامع عمومی فوق العاده،  عادی ( مرحله دوم )

الف - شیوه انتشار آگهی دعوت جلسات مجامع عمومی فوق العاده  ( مرحله دوم ) انتخاب نمایندگان اعضاء

در این گام ، مقام دعوت کننده  طبق ماده 10آئین نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی می بایستی نسبت به انتشارآگهی ‏دعوت مجمع عمومی فوق العاده / عادی اقدام نماید .

‌مقام دعوت کننده می بایستی هدف ازتشکیل و  برگزاری مجمع عمومي فوق‌العاده را  مورد توجه قراردهد ،  فاصله زمانی بین تاریخ دعوت [نشر آگهی] و تاریخ تعیین شده برای تشکیل مجمع عمومی [فوق‌العاده] حداقل 10 روز و حداکثر 20 روز است. ودراحتساب فاصله زمانی،روزانتشارآگهی همچنین روزبرگزاری مجمع جزء مدت محسوب نمی شود.

براساس ماده 35 ق.ب.ت .- مجمع عمومي فوق‌العاده به منظور تغيير مواد در اساسنامه (‌در حدود قانون بخش تعاونی )، تصميم‌گيري نسبت به عزل يا قبول استعفاي هيأت ‌مديره و انحلال يا ادغام تعاوني

ب- شیوه انتشار آگهی دعوت جلسات مجامع عمومی عادی( مرحله دوم ) انتخاب نمایندگان اعضاء

‌مقام دعوت کننده می بایستی هدف ازتشکیل و  برگزاری مجمع عمومي عادی را  مورد توجه قراردهد ،  و فاصله زمانی بین تاریخ دعوت [نشر آگهی] و تاریخ تعیین شده برای تشکیل مجمع عمومی [عادی] حداقل 10 روز و حداکثر 20 روز است. ودر صورتی که برگزاری انتخابات [هیأت مدیره یا بازرسان] در دستور جلسه مجمع عمومی عادی باشد این مدت برای دعوت نوبت اول، حداقل 20روز و حداکثر 40 روز خواهد بود.و دراحتساب فاصله زمانی،روزانتشارآگهی همچنین روزبرگزاری مجمع جزء مدت محسوب نمی شود. و فاصله زمانی بین تاریخ دعوت و تاریخ تعیین شده برای تشکیل مجمع عمومی که انتخاب هیأت تصفیه را در دستور کار خود دارد همان 10 تا 20 روز است.

شایان ذکر است ، در مواقعی که کلیه اعضاء تعاونی در مجمع حاضر باشند، با رعایت مقررات دستورالعمل نحوه نظارت بر انتخابات تعاونیها نشر آگهی و تشریفات دعوت الزامی نیست. وهرگونه تغییر یا اصلاح بعدی آگهی مجمع عمومی، مستلزم رعایت حداقل فواصل زمانی مقرراست.

 و با توجه به ماده3 آئین نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی مجمع عمومی عادی حداقل سالی یکبار ظرف چهار ماه پس از پایان سال مالی و به استناد ماده 34 ق.ب.ت . مجمع عمومي عادي به منظور یک یا چندموردازموارد ذیل تشکیل می شود :

1 - انتخاب هیأت مدیره و بازرس يا بازرسان. 2 - رسيدگي و اتخاذ تصميم درباره ترازنامه و حساب سود و زيان و ساير گزارشهاي مالي هیأت مدیره پس از قرائت گزارش بازرس يا بازرسان.3 - تعيين خط مشي و برنامه تعاوني و تصويب بودجه جاري و سرمايه‌گذاري و اعتبارات و وامهاي درخواستي و ساير عمليات مالي به پيشنهاد‌هیأت مدیره.4 - اتخاذ تصميم نسبت به افزايش و يا كاهش سرمايه در حدود قوانين و مقررات.5 - اخذ تصميم نسبت به ذخاير و پرداخت سود و مازاد درآمد و تقسيم آن طبق اساسنامه.6 - تصويب مقررات و دستورالعملهاي داخلي تعاوني.7 - ‌تعيين روزنامه كثيرالانتشار براي درج آگهي‌هاي شركت.‌8- اتخاذ تصميم در مورد عضويت شركت تعاوني در شركتها و اتحاديه‌ها و اتاقهاي تعاون و ميزان سهام و يا حق عضويت سالانه پرداختي براساس‌موازين مقرر در اين قانون. تشكيل مي‌گردد.9 -2. اتخاذ تصمیم در مورد حداقل و حداکثر سهام اعضاء [موضوع ماده 20 قانون بخش تعاونی].6. تصویب آئین نامه حقوق و مزایای هیأت مدیره و مدیرعامل 7 -  اتخاذ تصمیم در مورد حق الزحمه بازرس.12. تصمیم گیری درمورد اخراج اعضاء تعاونی [وفق ماده 13 قانون بخش تعاونی].13. عزل بازرس ‌‌‌[مستندبه بند1 ماده 33 قانون شرکتهای تعاونی].14. سایر وظایفی که قوانین و مقررات بر عهده مجمع عمومی قرار می‌دهد.

آگهی ‏دعوت مجمع عمومي فوق العاده و عادی بایستی مشتمل بر نکات ذیل باشد :

1 - نام تعاونی.2 - نوع مجمع عمومی اعم از عادی، عادی بطور فوق‌العاده، فوق‌العاده.3 - نوبت مجمع (مرحله دوم ) .4 - موضوع دستورجلسه.5 - تاریخ وساعت برگزاری.6 - محل برگزاری ونشانی کامل آن. 7- بررسی کارت شناسائی با مشخصات عمومی نمایندگان اعضاء.8- . نحوه و مهلت ثبت نام داوطلبان تصدی سمتهای هیأت مدیره و بازرس یا بازرسان [برای مجامع عمومی عادی مرحله دوم با دستورجلسه انتخابات. ضمناً مقام دعوت کننده مکلف است نسخه‌ای از آگهی دعوت مجامع عمومی  مذکور را جهت اطلاع و امکان حضور نمایندگان ناظر،  به وزارت تعاون ،کارورفاه اجتماعی واتحادیه‌ای که تعاونی عضو آن است، ارسال نماید.

گام هشتم– شیوه تشکیل و برگزاری جلسات مجامع عمومی فوق العاده و عادی [مرحله دوم] با حضور نمایندگان منتخب مرحله اول

‌وجوه مشترک تشکیل و برگزاری مجامع عمومی فوق العاده و عادی [مرحله دوم] :

مجامع عمومی فوق العاده و عادی [مرحله دوم] با حضور نمایندگان منتخب مرحله اول و با رعایت آئین‌نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی برگزار می‌شود.نمایندگان باید رأساً در مجمع عمومی حضور یافته و اعمال رأی نمایند. هر نماینده بدون در نظر گرفتن تعداد آراء مربوطه [مرحله اول] و یا حوزه انتخابیه فقط دارای یک رأی در مجمع عمومی است. و نمایندگان برای حضور در مجمع بایستی مدرک شناسایی معتبر ارائه نمایند تا مقام دعوت کننده ضمن احراز هویت آنها و تطبیق مشخصات مربوطه با فهرست منتخبین، مجوز حضور صادر نماید.

ضمناً علاوه بر اشخاص موضوع ماده 17 آئین‌نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی، اشخاص ذیل می‌توانند بدون داشتن حق رأی در مجمع عمومی حضور يابند:1- اعضایی‌که داوطلب عضویت در هیأت مدیره و بازرسی تعاونی هستند و به عنوان نماینده انتخاب نشده‌اند.2- عضو یا اعضایی که موضوع اخراج آنها در دستور کار مجمع است .3- عضو یا اعضای هیأت مدیره وبازرس یابازرسانی که عزل آنها در دستور کار مجمع است.

الف - شیوه تشکیل جلسه مجمع عمومی فوق العاده  ( مرحله دوم ) موضوع ماده 35 قانون بخش تعاونی

در این قسمت ، مجمع عمومی فوق‌العاده مرحله دوم نیز در نوبت اول با حضور حداقل دو سوم تعداد کل نمایندگان رسمیت می‌یابد و در صورت عدم تحقق نصاب مذکور، نوبت دوم با اکثریت رسمیت خواهد داشت و چنانچه در نوبت دوم نیز نصاب حاصل نشود، نوبت سوم با حضور هر تعداد ( به تعداد هیأت رئیسه مجامع عمومی تعاونی ) رسمی است.

ب- شیوه تشکیل جلسه مجمع عمومی عادی( مرحله دوم ) موضوع ماده 34 قانون بخش تعاونی

جلسه مجمع عمومی عادی [مرحله دوم] در نوبت اول با حضور اکثریت تعداد کل نمایندگان رسمیت می‌یابد و در صورت عدم حصول نصاب مذکور، نوبت دوم با هر تعداد رسمی خواهد بود. مجمع عمومی فوق‌العاده نیز در نوبت اول با حضور حداقل دو سوم تعداد کل نمایندگان رسمیت می‌یابد و در صورت عدم تحقق نصاب مذکور، نوبت دوم با اکثریت رسمیت خواهد داشت و چنانچه در نوبت دوم نیز نصاب حاصل نشود، نوبت سوم با حضور هر تعداد ( به تعداد هیأت رئیسه مجامع عمومی تعاونی ) رسمی است.

گام  نهم – شیوه تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده / عادی مرحله دوم

صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده / عادی مرحله دوم معمولاً توسط منشی هیأت رئیسه مجمع تنظیم می شود .این صورتجلسه  باید مشتمل بر نکات ذیل باشد:1 - نام تعاونی. 2 - نوع مجمع عمومی اعم از عادی، عادی بطور فوق‌العاده، فوق‌العاده.3 - نوبت مجمع.4 -تاریخ دعوت مجمع [انتشار آگهی] و نحوه دعوت.5 - زمان برگزاری [روز و ساعت].6 - محل برگزاری [نام مکان و نشانی کامل].7 - مقام دعوت کننده.8 -تعداد حاضرین [اصالتاً و وکالتاً به تفکیک]. 9 - تعداد کل اعضاء شرکت.10 - دستور جلسه.11 - اعضاء هیأت رئیسه [با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت آنان در هیأت رئیسه].12 - خلاصه مذاکرات و ذکر تصویب یا عدم تصویب هریک از موارد دستور جلسه به ترتیب و با قید تعداد آراء [در موارد رأی‌گیری کتبی].13 -  نتیجه انتخابات با ذکر اسامی [مشخصات سجّلی] منتخبین به ترتیب اصلی وعلی البدل و تعداد آراء مأخوذه.14 - حضور یا عدم حضور ناظر وزارت تعاون. 15 - ساعت ختم جلسه.16 - امضاء هیأت رئیسه با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت در هیأت.

گام دهم – شیوه تشکیل جلسه هیأت مدیره  از ( مرحله دوم )

پس از خاتمه جلسه مجمع عمومی عادی مرحله دوم ، لازم است تا بلافاصله نسبت به تشکیل جلسه هیأت مدیره تعاونی با حضور کلیه اعضای اصلی هیأت مدیره اقدام نمود . در این جلسه در چارجوب اساسنامه شرکت تعاونی با تبادل نظر حاضرین تصمیمات ذیل اتخاذ می شود :

 انتخاب هیأت رئیسه هیأت مدیره ( انتخاب رئیس ، نایب رئیس و منشی هیأت مدیره )، سپس انتخاب مدیرعامل و تعیین و معرفی دارندگان امضاء های مجاز تعاونی و دادن مأموریت به مدیرعامل برای طی تشریفات ثبت مدارک تنظیمی .

گام یازدهم – ارائه مدارک لازم تعاونی اعم از (فوق العاده – عادی ) توسط نماینده تعاونی به وزارت تعاون،کارورفاه اجتماعی به انضمام نامه رسمی تعاونی

با توجه به ماده 45 آئین نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی ، هیأت مدیره مکلف است حداکثر ظرف سه روز از تاریخ برگزاری مجمع، سه نسخه مصدق ازصورتجلسه تنظیمی و مدارک و مستندات مربوطه را به همراه آگهی دعوت مجمع عمومی [و در صورتی که مجمع برگزار شده نوبت دوم یا سوم بوده، آگهی دعوت نوبت‌های قبلی و صورتجلسه مربوطه] را جهت بررسی و تطبیق با مقررات به وزارت تعاون ، کار ورفاه اجتماعی تسلیم کند.

گام دوازدهم – بررسی و رفع نواقص احتمالی و اخذمجوز وزارت تعاون،کارورفاه اجتماعی برای اداره ثبت شرکتها

در این گام ، طبق ماده ماده 46 و 47 و 48آئین نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی وزارت تعاون ، کار ورفاه اجتماعی مکلف است پس از دریافت مدارک مجمع حداکثر ظرف 10روز آنها را از جهت انطباق با مقررات مورد بررسی کارشناسی قرار داده و در صورت عدم نقص و ایراد،مواردلازم را به مرجع ثبت شرکتها ارسال نماید.  در صورتی که وزارت تعاون پس از بررسی مدارک، تخلفی را در نحوه برگزاری مجمع، تشریفات مربوطه و یا اخذ تصمیمات احراز کنند، مکلف است بنحو ذیل عمل نماید:

1- چنانچه تخلف از مقررات، مربوط به تشریفات دعوت و برگزاری مجمع باشد، مرجع مربوطه از ارسال صورتجلسه به اداره ثبت شرکتها خودداری و ضمن اعلام مراتب به تعاونی مقام دعوت کننده را جهت تجدید جلسه مجمع راهنمایی می‌نماید.2- درصورتیکه دعوت مجمع و برگزاری آن صحیحاً انجام ولی تصمیمات مطابق مقررات اتخاذ نشده باشد، مطابق بند 1 اقدام و چنانچه بعض تصمیمات متخذه وفق مقررات نباشد، صرفاً مواردلازم صحیح به اداره ثبت شرکتها ارسال و درخصوص تصمیمات فاقد اعتبار، ضمن اعلام مراتب به تعاونی مقام دعوت کننده را جهت تجدید جلسه مجمع راهنمایی می‌نماید.ودرخصوص موضوع انتخابات، مقررات دستورالعمل نحوه نظارت برانتخابات تعاونیها و اتاقهای تعاون لازم‌الرعایه است.

ضمناً درمواردی که تصمیمات مجامع عمومی تعاونی متضمن یکی از امور ذیل باشد، وزارت تعاون ، کار ورفاه اجتماعی مکلف است یک نسخه ازصورتجلسه مجمع عمومی و سایرمدارک مرتبط را جهت ثبت به مرجع ثبت شرکتها ارسال نماید:

1 - تصویب اساسنامه وتغییرات بعدی آن. 2 - انتخاب هیأت مدیره وبازرس یابازرسان وتغییرات بعدی آنها.3 -    کاهش یاافزایش سرمایه. 4 - تصویب ترازنامه وصورتهای مالی.5 - تعیین روزنامه کثیرالانتشاروتغییرات بعدی آن. 6 -ادغام تعاونی.7 -انحلال تعاونی ونحوه تصفیه.8 -  انتخاب هیأت تصفیه وتغییرات بعدی آنها.

گام سیزدهم – ثبت مدارک و رفع نواقص احتمالی در سامانه اداره ثبت شرکتها

در گام سیزدهم ،هیأت مدیره شرکت‏ها و اتحادیه‏های تعاونی می بایستی  با رعایت قانون بخش تعاونی پس از تأیید مدارک مجامع عمومی توسط وزارت مدارک  در سامانه اداره ثبت شرکتها ثبت و سپس سه نسخه از مدارک تأیید شده از طریق پست جمهوری اسلامی تحویل اداره ثبت شرکتها  می شود  . اداره ثبت شرکتها در اجرای ماده 51 قانون بحش تعاونی  موظف است پس از دریافت اسناد و مدارک لازم اقدام به ثبت تغییرات تعاونی به صورت مکانیزه اقدام ‏ نماید.

گام چهاردهم – نشر اگهی تغییرات در روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران

در گام آخر ، اداره ثبت شرکتها پس ازطی تشریفات ثبت نسبت به صدور آگهی ثبت تغییرات اقدام و یک نسخه ازآنرا برای درج در روزنامه رسمی جمهوی اسلامی ایران ارسال می نماید .